Gestión empresarial: ¿Qué es la matriz de Eisenhower y cómo utilizarla?

En la gestión empresarial, es importante tomar decisiones y priorizar tareas de manera efectiva a fin de lograr los objetivos de la empresa. La matriz de Eisenhower puede ayudar a los gerentes y CEOS a tomar mejores elecciones y asignar recursos de manera más eficiente.Esta simple herramienta asiste a identificar tareas que deben ser delegadas o descartadas.  En este artículo te enseñaremos cómo funciona la matriz de Eisenhower y cómo utilizarla en tu gestión empresarial. ¡Continúa leyendo! 

¿Qué es la matriz de Einsenhower?

La matriz de Eisenhower, también conocida como la matriz de prioridades o la matriz de decisión, es una herramienta que ayuda a las personas a tomar decisiones y priorizar tareas en función del nivel de importancia y urgencia. Esta matriz fue desarrollada por Dwight D. Eisenhower, y tomó gran importancia en el libro de Stephen Covey «7 hábitos de la gente altamente efectiva”.

La matriz de Eisenhower se utiliza para ayudar a los empleados a decidir en qué tareas deben centrarse y cuáles serán delegadas o descartadas por el equipo de trabajo. La clave es entender qué define una tarea como “urgente o importante” y luego tomar decisiones en consecuencia.

La diferencia entre “tareas urgentes” e “importantes”

Las tareas que requieren atención inmediata, pero no son importantes para el logro de los objetivos se consideran «urgentes» pero «no importantes». Y las tareas que no requieren atención inmediata y tampoco son importantes para el logro de los objetivos se consideran «no urgentes» e «innecesarias».

Al establecer las prioridades, es fundamental diferenciar entre tareas urgentes e importantes. Una tarea puede ser urgente sin ser importante, y viceversa. Y algunas tareas son ni siquiera urgentes ni importantes.

Por ejemplo, un cliente llama por teléfono y tiene un problema. La llamada es urgente pero no es importante para el logro de los objetivos de la empresa. Otra tarea podría ser planificar el próximo año fiscal. La planificación no es urgente, pero es importante para el logro de los objetivos de la empresa.

¿Por qué es importante utilizar la matriz de Eisenhower en la gestión empresarial?

Hay muchas estrategias de gestión del tiempo. Lo especial del principio de Eisenhower: ya tiene décadas de antigüedad, pero ha sobrevivido a todas las tendencias. ¿Por qué? Porque, si lo aplicas correctamente, funciona. El método ayuda a conseguir tiempo para tareas realmente importantes a largo plazo. Y a delegar o resolver tareas pendientes menos importantes.

¿Cómo utilizar la matriz de Eisenhower en la gestión empresarial?

La herramienta de esta matriz consta de un total de cuatro cuadrantes. Además, garantiza una mayor productividad a largo plazo. Si sigues el modelo de Eisenhower, primero realizarás las tareas que son importantes y urgentes. Luego te dedicarás a los proyectos que también son importantes, que, sin embargo, tienen menos urgencia. Las tareas menos importantes, por otro lado, se delegan en otros o, a veces, incluso se rechazan. Te mostramos una visión general de los cuatro cuadrantes:

Cuadrante 1 (Urgente e Importante):

Tareas que requieren atención inmediata y son importantes para el logro de los objetivos. Casi todas las tareas en este cuadrante 1 son importantes y urgentes. Por lo tanto, el cuadrante A de la matriz de Eisenhower se ejecuta rápidamente. 

Ejemplos:

• Quejas de clientes o proveedores
• Crisis (problemas técnicos,…)
• asuntos legales (carta de un abogado,…)

Cuadrante 2 (No Urgente pero Importante): 

Tareas que no requieren atención inmediata, pero son importantes para el logro de los objetivos. Las tareas B son una misión a largo plazo que son importantes para tu empresa, pero no tienes que hacerlas de la noche a la mañana. 

Ejemplos:

•  Desarrollar una campaña en las redes sociales 
• Hacer  estrategia de relaciones públicas. 
• Compañías de seguros

Cuadrante 3 (Urgente pero No Importante):

Este cuadrante se refiere a realizar las tareas que requieren atención inmediata, pero no son importantes para el logro de los objetivos. La referencia del trabajo es importante para los colaboradores y secundaria para los jefes. Una tarea típica de C. La solución: delegar. Es decir, designar a un empleado.

Ejemplos:

• Solicitar presupuestos para el nuevo equipo de oficina
• Planificar una fiesta de Navidad
• Responder llamadas y correos electrónicos
• Emitir un certificado de prácticas para un pasante
• Comprobar facturas

Cuadrante 4 (No Urgente y No Importante): 

En este cuarto cuadrante no se requiere de la atención inmediata y no son importantes para el logro de los objetivos. Las tareas que no son ni importantes ni urgentes se pueden pasar por alto.

Ejemplos:

• Papelera de reciclaje: eliminar la basura o virtualmente.
• Las personas trabajan en algunas tareas.
• Se asignan las tareas a un área.

¿Cuáles son las debilidades del principio de Eisenhower?

La única debilidad del método Eisenhower: «hombre». Del 50 al 60 por ciento de las cosas que hacemos todos los días son urgentes, pero no tan importantes». La razón: falta de autodisciplina y falsa priorización.

Para aplicar correctamente el principio de Eisenhower, debes asignar cada nueva tarea a un cuadrante. Dependiendo del trabajo, puede que tengas que cambiar hasta  tres veces al día o tal vez no. Esta gestión empresarial debe convertirse en una rutina.  Si solo usas el principio de Eisenhower ocasionalmente, perderás rápidamente la pista.

El método de Eisenhower no dice nada sobre cómo procesar de manera eficiente las tareas priorizadas. Por ejemplo, la técnica Pomodoro es adecuada para ello.

¡Empieza a usarla ahora!

En resumen, la matriz de Eisenhower es una herramienta útil que puede ayudar a los gerentes y CEOS a tomar mejores decisiones y asignar recursos de manera más eficiente durante su gestión empresarial. Conoce más sobre cómo ser parte de Seedspace y encuentra el espacio de trabajo perfecto para tu empresa.