¿Sientes que la productividad de tu empresa se ve afectada cuando te reúnes en una sala de reuniones?. A muchas personas les resulta difícil concentrarse en un espacio de trabajo sin contar con los servicios necesarios para organizar reuniones eficaces como: proyectores para dispositivos, sillas ergonómicas, sistema de audio de calidad, mobiliario, internet, atención al personal o catering, protocolo de bioseguridad, etc.
En este artículo, compartiremos 10 tips efectivos a fin de ayudarte a mejorar el ambiente relacional y los mejorar los resultados de productividad con tu equipo en una sala de reuniones.
Como líder de un equipo, es posible que estés acostumbrado a celebrar reuniones con tus trabajadores, clientes y socios. Por lo cual, puede parecer una tarea diaria y una expectativa más en tu rol de líder. Sin embargo, las reuniones no tienen por qué ser así.
Además, seguro de que te has preguntado cómo hacer que las reuniones sean más eficaces y mejores. La clave es ser intencional y reflexivo durante la ponencia en una sala de trabajo. Además, te presentamos 10 consejos para aplicarlo con tus colaboradores.
Una de las principales razones por las que las reuniones son tan ineficaces es que se centran en la finalización de la agenda. La mayoría de las reuniones se centran en «los objetivos y las estrategias de la reunión» en lugar de «realmente» comunicar y aclarar lo que todos quieren de la reunión.
Haz que la reunión sea interactiva y permite que todos los participantes expongan sus ideas. Esto te ayudará a aclarar tus dudas, a dar una comprensión más justa y a conducir las reuniones hacia tu agenda.
Mantén un número limitado de temas para la discusión. Habla siempre de un tema a la vez en lugar de elegir varios puntos secundarios. Además, puedes abordar primero las necesidades de tu equipo y luego entregar la información de una manera que puedan entender y aplicar a su trabajo.
Si tus reuniones duran hasta dos horas, es demasiado tiempo para que alguien se mantenga concentrado. El cerebro humano no puede concentrarse durante más de veinte minutos seguidos.
Procura que las reuniones sean cortas (15-20 minutos) y que se celebren entre dos y cuatro veces por semana. Hoy en día la oficina de trabajo es remoto, así que puedes intentar hacer algunas de tus reuniones de equipo a través de Skype o Zoom utilizando Google meets o Zoom. De esta manera, puedes hacerlas desde cualquier lugar, en cualquier momento, ¡y cualquier número de veces por semana!
Como hemos mencionado, las reuniones tienen fama de sobrepasar el tiempo asignado. En parte, esto se debe a un orden del día demasiado apretado. Se recomienda simplificar el orden del día para que no haya más de uno o dos temas que tratar en los 20 minutos de reunión.
Otro consejo para que las reuniones sean más efectivas es que todos los participantes sean puntuales en la sala de reuniones. Si empiezas incluso cinco minutos tarde, lo más probable es que toda la reunión se alargue, y que el alquiler de sala de reuniones sea más caro.
Ten y comparte siempre un orden del día de las reuniones del equipo. Para evitar repeticiones y redundancias, no vayas a una reunión con un orden del día que nunca has mirado o con un objetivo que ni siquiera tienes claro.
No es ningún secreto que las reuniones suponen una importante parte de la productividad. Piensa en lo inapropiado que es sentarse en una sala de reuniones con ocho personas que no están relacionadas con la agenda de la reunión o el proyecto…
Lo esencial de una reunión es a quién invitas. Si estás pensando en cómo hacer que las reuniones sean más eficaces, involucra sólo a las personas que van a contribuir al objetivo de la reunión, ¡sólo a las que están realmente implicadas! Si este no es el grupo de personas adecuado, entonces no tiene sentido celebrar la reunión.
Como hemos mencionado anteriormente, es mejor centrarse en la comunicación que en el contenido. Sin embargo, los elementos visuales pueden ser una forma estupenda de comunicar ideas complejas. El truco para que las reuniones sean más eficaces es utilizar los elementos visuales de forma responsable.
Las ayudas visuales tienen que ser emocionantes y relevantes. De lo contrario, le quitarán un tiempo valioso a la reunión. Además, hay que asegurarse de que la audiencia pueda entender lo que se está tratando de comunicar mediante el uso de la ayuda visual en primer lugar.
Este es el consejo más sencillo para que las reuniones sean más eficaces. Una vez terminada la reunión, asegúrate de que el equipo vuelva al trabajo lo antes posible. Como ya sabes, las reuniones pueden suponer una gran pérdida de tiempo. Por lo tanto, debes evitar celebrar reuniones después de la comida o justo antes de la cena.
Recuerda centrarte en la comunicación efectiva y evitar las palabras de relleno o los temas importantes. Otra cosa que debes evitar es ser redundante o hablar de lo mismo. La mejor manera de evitar caer en estas trampas es ir al grano lo antes posible.
Además, hay que dejar claras las expectativas. Esto puede hacerse al principio de la reunión o más tarde, pero es uno de los mejores consejos para que las reuniones sean más eficaces. Asegúrate de que todos los asistentes a la reunión saben lo que deben hacer antes de salir de ella. A veces esto es fácil, pero si las expectativas son un poco más complicadas, reserve un tiempo para aclarar más estas cosas al final de la reunión.
Esto es una obviedad, pero muchas personas no preguntan a los miembros de su equipo en qué área estratégica de Lima necesitan reunirse. (San Isidro, Miraflores, Surco, Barranco). En su lugar, dan por sentado que la sala de reuniones debe ser un espacio o ambiente sin importancia. Si quieres que sus reuniones tengan éxito, pide opiniones y escucha a tus trabajadores y socios lo que necesitarán a la hora de exponer sus ideas.
En Swiss Rents te recomendamos algunos espacios de trabajo y alquileres de salas de reuniones en Lima.
Puede parecer extraño incluir esto en esta lista, pero nos parece convincente. La gente disfruta con un poco de reconocimiento, y también se siente muy bien cuando otros reconocen su duro trabajo. Al final de cada reunión, busque algo que se haya conseguido y celebre ese logro. Esto contribuirá en gran medida a mantener a las personas de su equipo comprometidas y motivadas y mejorará la productividad con el tiempo.
Las reuniones de equipo son una bendición para la existencia de todos. Recomendamos un enfoque bastante ágil en las reuniones. La mayoría de los usuarios pasa demasiado tiempo en una sala de reuniones y tiende a volverse ineficiente para el equipo. Toma esos 20 a 30 minutos y consigue un espacio de trabajo con todas las facilidades y comodidad.
Por otra parte, toma nota de estos 10 consejos sobre cómo hacer que las reuniones sean rápidas y de valor, así podrás concentrarte mejor a fin de tomar decisiones de éxito para tu empresa.
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