Tanto las empresas como los emprendedores utilizan métodos y técnicas que les facilite la carga laboral de día a día a fin de aumentar la productividad en el trabajo. Por lo tanto, en este artículo te explicamos uno de los métodos más eficaces para implementarlo en tu equipo. ¿Qué es el time batching? o su significado en el español «dosificación del tiempo» y cómo medir la productividad de tus empleados gracias a este método.
El tiempo de dosificación o «time batching» es una técnica de productividad laboral que consiste en agrupar tareas similares y completarlas en un bloque de tiempo dedicado de la empresa. Por ejemplo, puedes reservar una hora al día para responder al correo electrónico, o dedicar los miércoles por la mañana a las tareas de las redes sociales, ver la producción de la empresa o medir la productividad laboral de la mano de obra o tus colaboradores.
El objetivo de la dosificación del tiempo es minimizar las distracciones y maximizar la eficiencia al permitirte concentrarte en una tarea específica. Este método puede ser especialmente útil cuando se trabaja en proyectos complejos u orientados al detalle. Asimismo, al agrupar tareas similares, estarás minimizando el tiempo dedicado a cambiar de tarea y reducir el riesgo de cometer errores.
Por otra parte, esta táctica de productividad laboral ayuda al trabajador a mejorar la atención y la concentración, lo que conduce a un resultado positivo. Así que si buscas una forma de aumentar tu productividad a medida, el método de time batching es una gran opción.
La idea detrás de este método es estructurar nuestros días de manera más efectiva y no ser interrumpidos constantemente por correos electrónicos, mensajes, solicitudes, reuniones u otras actividades de recursos humanos, etc.
La dosificación del tiempo es particularmente útil para todas las personas que tienden a pasar sus días en modo reactivo. Es decir, responder a correos electrónicos y mensajes al segundo más cercano o ser interrumpidos constantemente por su teléfono. Este método está muy cerca de los días por lotes o temáticos.
Por ejemplo, bloquearemos 1 hora todos los días entre las 11 a.m. y las 12 p.m. para procesar todos nuestros correos electrónicos o reservaremos un espacio de 2 horas el martes y el jueves para escribir artículos. Por lo tanto, en lugar de colocar nuestro horario en mil y una pequeñas tareas e interrupciones, creamos grandes bloques de trabajo durante los cuales nos enfocamos para aumentar la productividad laboral. Esto trae muchas ventajas como:
«Una semana de 40 horas organizada en bloques de tiempo permite producir la misma cantidad de trabajo que una semana de 60 horas sin estructura». Cal Newport, autor del libro y estrategia de Deep Work para eliminar la procrastinación.
La ventaja de crear bloques de tiempo en nuestros días es ganar eficiencia. Cuando realizamos nuestras tareas de una sola vez, las llevamos a cabo más rápidamente. Como establece la ley de Carlson: «El trabajo realizado continuamente lleva menos tiempo y energía que cuando se hace varias veces».
El bloqueo de tiempo nos permite centrarnos al 100 % en nuestras tareas, proyectos y actividades. No nos dejamos distraer con nuestro teléfono, correos electrónicos, llamadas o reuniones improvisadas. En lugar de dejar que estas cosas nos interrumpan, se reservan bloques de tiempo dedicados para ellos.
Al canalizar estas distracciones, trabajamos en modo Trabajo profundo. Es decir, nos centramos intensamente en nuestras tareas durante un momento dado. Esto nos permite producir nuestro mejor trabajo y estudiar los temas en profundidad.
Organizar nuestras semanas en bloques también simplifica enormemente nuestra vida diaria. Cuando empiezas una jornada laboral, sabes exactamente en qué vas a trabajar y durante cuánto tiempo. No perdemos tiempo ni energía eligiendo las tareas que realizaremos durante el día. Solo tenemos que abrir nuestro calendario y ejecutar nuestro plan.
El bloqueo de tiempo nos permite tomar conciencia de nuestro tiempo de varias maneras:
Por último, hacer un bloqueo de tiempo nos da más control sobre nuestro trabajo y tiempo. Cuando sabes lo que tienes que lograr y cuando tienes que lograrlo, es más fácil canalizar las distracciones y decir no a las solicitudes.
Y si creamos estos bloques a través de un calendario virtual (Google Calendar, Calendly, etc…) también podemos compartirlos con otros a fin de que sepan cuándo estamos disponibles. Así que si quieren organizar una reunión o llamarnos, tendrán que hacerlo dentro de los bloques de tiempo proporcionados para este fin, lo que nos da más control.
Para aplicar el bloqueo de tiempo, primero debemos saber cuáles son nuestras principales prioridades. Es decir, ¿cuáles son las actividades, tareas y proyectos importantes que queremos llevar a cabo?
Para conocerlos, podemos hacernos las siguientes preguntas:
Una vez que conozcamos nuestras principales prioridades, podremos empezar a crear nuestros bloques de tiempo prioritarios.
Para crear bloques de tiempo prioritarios, simplemente toma nuestro calendario y elige las franjas horarias adecuadas. La mejor manera de elegir estos nichos es tener en cuenta nuestro ritmo ultradiano.
Todos pasamos por fases durante el día durante las cuales nuestro nivel de energía y motivación varían, esto se llama ritmo ultradiano.
Personalmente, sé que por la mañana estoy rebosante de energía y motivación y que por la noche alrededor de las 5 p.m. ya no tengo la energía para hacer nada. Por lo tanto, planifico mis bloques teniendo en cuenta estas limitaciones.
Por la mañana, cuando tengo más energía, dedico mis bloques de trabajo a tareas importantes y reservo la tarde para tareas menos difíciles.
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